Strategier för effektivt arbete på distans

2 februari 2021

Under hösten 2020 tänkte du kanske att det in på det nya året 2021 skulle bli annorlunda. Pandemin skulle vara under kontroll och återigen kunde det bli möjligt att träffa arbetskamrater regelbundet. Men, så blev det inte. Jag hör numera människor allt oftare klaga på att det känns svårt att motivera sig själv, att det är tröttsamt att ständigt jobba på distans och att den upplevda förmågan av att utveckla och utvecklas är sviktande.

Även om vi efter pandemin kommer att kunna (och vilja!) träffas på våra arbetsplatser kommer det säkert bli mycket vanligare att också arbeta hemifrån.  Ännu har inga ordentliga forskningsrapporter om hur arbete på distans orsakad av pandemin påverkat vår effektivitet och arbetsresultat mer långsiktigt. Den forskning om pandemins effekter på arbetet som hitintills gjorts har varit mer av kortsiktiga temperaturmätningar på arbetsmiljö och trivsel.

Insikter från tidigare forskning kan ge oss vägledning på hur bra arbetsdagar kan se ut för den som arbetar på distans. Den forskningen har ofta haft fokus på människor som mer självvalt har distansarbetat eller frilansat. Även om situationen nu är annorlunda med mer av tvingande skäl och mer svårkontrollerade omgivningsfaktorer kan det finnas något att lära för var och en av oss.

Sue Ashford, professor på Michigan Ross, Gianpiero Petriglieri från INSEAD och Amy Wrzesniewski från Yale School of Management har studerat framgångsfaktorer för hemarbete genom att se vilka strategier människor som upplever att de lyckas väl med att jobba hemifrån har.

Ashford och hennes kollegor har undersökt frilansare eller ”gig-arbetare” som trivs utan de stödsystem som  traditionella arbetsplatser erbjuder. Hur bygger människor i dessa situationer framgångsrika och hållbara arbetsstrategier?  Även om deras situation inte är densamma som den situation som uppstått på grund av covid-19, kan vi lära av deras erfarenheter.

Ashford och hennes kollegor har identifierat fyra specifika strategier som kan maximera tillfredsställelsen med att arbeta hemifrån:

·        Relationer, återkommande trevliga kontakter med andra människor – en kollega inom området, en konsult, en tränare eller någon annan som de rutinmässigt har kontakt med. Detta kan vara särskilt viktigt eftersom mycket av de rutinkontakter vi har haft på våra arbetsplatser nu kan vara minimala. Kan du skapa ett vanligt Zoom-samtal med en kollega som också arbetar hemma eller skicka ett stödjande sms till de som du vanligtvis har på din fysiska arbetsplats?

·        En koppling till en plats som ett kontorshotell, en studio, eller ett hemmakontor har också betydelse för effektiviteten. Under pandemin har inte valmöjligheterna varit stora kring var den fysiska arbetsplatsen ska utformas. Ett fysiskt arbetsutrymme kan förstärka den arbetsrelaterade identiteten och därmed effektiviteten. Kan du ta små steg för att göra din fysiska arbetsplats såväl inspirerande som funktionell?

·        Rutiner ger struktur till arbetsdagen. Det kan vara en ritual för att börja arbetsdagen, en åtgärd för att övergå från arbete till privatliv i slutet av dagen eller kanske ett favoritknep för att komma förbi distraktioner och hinder. Pandemin har stört våra gamla rutiner avsevärt men också skapat möjligheter att utforma nya rutiner. Vilka nya rutiner kan du införa för att stödja dig i ditt arbete? Kom ihåg att rutiner tar tid att skapa. Och den upplevda känslan av ineffektivitet som nu många talar om kan helt enkelt vara avsaknaden av effektiva rutiner.

·        Tydliggör syftet för dig själv med det arbete du utför. När ett tydligt syfte finns så förändras inte arbetet men känslan för arbetet stärks. Ett tydligt syfte hjälper oss att fortsätta när tiderna är tuffa. För många finns det ett "varför" bakom vad de gör. Ju mer du kan formulera detta för dig själv och sedan påminna dig om det varje vecka eller dagligen, desto mer emotionell stabilitet kan du uppleva i relation till arbetet.

Vi är mitt i kalla vintern nu. De närmaste veckorna kan kräva ett mer aktivt förhållningssätt för att trivas med arbetssituation. Sedan kommer våren!

Läs mer: Gianpiero Petriglieri, Susan J. Ashford,and Amy Wrzesniewski (2019) Agony and Ecstasy in the Gig Economy: Cultivating Holding Environments for Precarious and Personalized Work Identities, Administrative Science Quarterly, 2019, Vol. 64(1)124–170.