Några ord om organisationsstruktur

2 november 2017

I samband med chefshandledning får jag ofta frågan: hur kan vi organisera vår verksamhet bättre? De flesta som ställer frågan gör det inte i tron på att jag skulle sitta inne med svaret utan mer för att frågan kring organisering aldrig blir klar. Det finns ingen perfekt organisationsstruktur och ingen som kommer att vara fungerande i ”alla tider”. Vi behöver därför kontinuerlig reflektera över och diskutera hur vi bäst organiserar verksamheten. På många sätt är det mer fördelaktigt att göra små förändringar kontinuerligt istället för stora förändringar då och då. Därför är frågan om organisationsstruktur ständigt aktuell.  

Strukturen i organisationer kan vara på en mängd olika sätt, men dess syfte är att tydliggöra vad som förväntas av olika roller. Max Weber, den tyska sociologen som i början på 1900-talet presenterade sina teorier om byråkrati, har fått stort genomslag på hur vi än idag tänker kring organisering. Weber tänkte sig organisationer som sociala strukturer som kunde definieras utifrån hierarki, arbetsfördelning samt formella regler och tillvägagångssätt. Hierarkin specificerar maktfördelningen och arbetsfördelningen tydliggör hur ansvaret är uppdelat i organisationen. Arbetsfördelningen definierar arbetsuppgifterna och kopplar samman individ och arbetsuppgift. Dessa grupperas i organisatoriska enheter som avdelningar och enheter. För att hålla samman organisationen betonade Weber regler, förhållningssätt, scheman, procedurer och kommunikation.

Organisationsstrukturen – den sociala strukturen – uppstår alltid när mänsklig aktivitet samordnas över tid. Organisationskartor/tablåer används för att visualisera hierarkin och arbetsfördelningen. Organisationskartan ska ses som en karta över den organisatoriska terrängen men den säger ingenting om klimatet eller de utmaningar organisationen står inför. Kartorna tenderar därför att bli gamla och ibland helt felaktiga. De ger oss i regel ingen information om samordningsmekanismer, relationer eller informella lösningar (allt det som mer postmoderna organisationsteoretiker intresserat sig för).

Organisationsstrukturen blir det skelett som anger vilka slags krav som formellt ställs på alla medlemmar som verkar inom organisationen. Strukturen ska innehålla information om två centrala områden: 1) hur arbete och ansvar fördelas mellan olika enheter och individer och 2) hur det arbete som har fördelats ska styras, samordnas, koordineras och integreras. Varje organisationsstruktur rymmer inbyggda konflikter som en följd av att det är praktiskt omöjligt att samordna alla funktioner i en organisation.

Organisationsstrukturer kan utformas på olika sätt, och det finns viktiga gradskillnader mellan olika typer av strukturer; från enkla strukturer, till funktionsstrukturer (där aktiviteter grupperas utifrån likhet; t.ex. tillverkning, försäljning osv.), eller när den funktionella strukturen växer till en divisionaliserad struktur eller den mer komplexa matrisstrukturen. I dag finns det i många organisationer hybridstrukturer där olika strukturer blandats. De mer postmoderna organisationsformerna har givit upphov till olika former av nätverksstrukturer.

Om organisationen ska tillhandahålla identiska produkter och tjänster överallt (t.ex. ett producerande industriföretag) så behövs  en tydlig avgränsning av vad individer får göra. En tydlig avgränsning minskar risken för att det ska utvecklas olika tillvägagångssätt från plats till plats. Men för mycket struktur/avgränsning kan även fungera negativt. Den kan verka bromsande och minska flexibilitet. Det är alltså viktigt att fundera på hur mycket innovation, nytänkande, stabilitet och förutsägbarhet som önskas. Att utforma en organisationsstruktur som både erbjuder flexibilitet och stabilitet är en balansakt.

En mer mekanisk/byråkratisk organisationsstruktur är hierarkisk. Från kontroll, formaliserade regler och arbetsroller blir den här typen av organisationsstruktur en kedja av olika arbetsenheter som tillsammans arbetar mot organisationens mål genom rapportering till andra parter i en hierarki. Med en mer organisk syn på organisationsstruktur talar vi om former som nätverk, kluster, temporära system och matriser. Organisationsstrukturen är flexibel och innebär att arbetsroller ständigt förändras i och med att den externa omgivningen och behoven förändras. Dessutom är medarbetare ofta starkt involverade i det arbete de utför, vilket medför att de kan reagera snabbare vid eventuella förändringar av behov. Medarbetarnas kompetens, kunskap och engagemang är därmed avgörande. Beslut kan tas på mer decentraliserad nivå inom dessa organisationsstrukturer och de mål medarbetarna arbetar mot är dynamiska.  Den expertis som medarbetare innehar i olika områden avgör vilken position de innehar. Det är en organisationsform som kräver integration och samordning (läs; möten).

En central fråga är hur makten att fatta beslut ska fördelas och placeras. Begreppen centralisering och decentralisering används för att ange på vilken nivå i organisationen som beslut fattas (vilken chef fattar vilket beslut =  delegationsordning) och i vilken utsträckning de anställda har möjlighet att själva fatta beslut i frågor som påverkar den egna arbetssituationen och det egna arbetet. I en mer decentraliserad organisation så kan ledningens normer och inriktningar ändras och omtolkas på vägen. Arbetslag i decentraliserade organisationer får ofta stor självständighet  - de fattar beslut och i viss mån skapar de egna värderingar och normer.

Centraliseringens positiva sidor brukar ses som:

• olika processer är standardiserade och enhetliga

• organisationsstrukturen ger möjlighet att utveckla djupare kunskap inom specialiserade områden

• ledningen kan skicka tydliga styrsignaler till medarbetarna, vilket i sin tur leder till

  förutsägbarhet och trygghet

   

   Decentralisering anses främja:

• flexibilitet, kreativitet och innovation

• anpassning till lokal kunskap

• motivationen och ansvarskänslan hos medarbetarna (tack vare möjligheten att delta och påverka beslut)

   

   

  Organisationer som går för långt mot centralisering kan ha frustrerade medarbetare som har problem med byråkratiska regler som ofta är genomdrivna långt ifrån den verklighet medarbetarna befinner sig i. Svårigheten med att driva en decentraliserad organisation är först och främst risken för suboptimering som kan innebära att medarbetaren sätter sina egna intressen framför organisationen. Det är viktigt att poängtera att centralisering och decentralisering inte är två ”antingen –eller –stadier”, utan beteckningen på två styrsätt med ett stort antal variationer däremellan.

   

När jag i chefshandledning får frågan hur kan vi organisera vår verksamhet bättre? Är mitt svar motfrågor:

• Vad behöver förändras i strukturen – och varför?

• Vad ska ni arbeta/inte arbeta med?

• Hur ska arbete och ansvar fördelas mellan olika enheter och individer?

• Hur ska arbete styras, samordnas, koordineras och integreras ?

• Vad ska vara centraliserat? Vad ska ligga längre ned i organisationen?

• Hur självständig ska grupper/enhet vara?

• Vem ska fatta beslut? I vilka frågor?

När mellanchefer råkar illa ut

20 september 2016

När mellanchefer råkar illa ut kan det helt enkelt vara för att de är för duktiga. Det brukar ofta sägas att det är viktigt att du väljer rätt chef. Det är i regel lättare sagt än gjort. I inledande samtal, intervjuer och introduktioner kan varje någorlunda socialt begåvad person säga och göra rätt saker. Det är när vardagen och vanan blivit det vanliga som vi ser varandra i ett mer äkta sken. Och vem är din chef då? Har du tur har du fått en chef som sätter verksamheten främst, uppskattar kompetens och uppmuntrar engagemang. Har du otur får du en chef som är precis motsatsen; chefen sätter sig själv främst, motarbetar kompetens och avskyr ditt engagemang. Som underställd till den sortens chef utgör den högpresterande medarbetaren ett ständigt hot. Istället för att vara ett stöd till dig kan den högre chefen försöka undergräva din position och försvaga dig i din yrkesroll. Mobbing av mellanchefer är inte ovanligt.

Social dominansteori undersöker med olika metoder hur vissa människor har mer av en tendens till socialt dominant läggning (SDO) än andra. En forskningsstudie av Sherry Moss m. fl (Se Harvard Business Review) visar att chefer med höga SDO-värden kan vara en fara för en kompetent anställd. En individ med höga SDO-värden är mer benägen att ha en bild av världen som en tävling med vinnare och förlorare. De är måna om att förstärka sin position i sociala hierarkier och tar gärna avstamp från personer lägre ned i hierarkin för att själv bli en ”vinnare”. På arbetsplatser arbetar de ofta för att förstärka hierarkier och strävar efter makt, revir och status, medan personer med låga SDO-värden fäster större vikt vid samarbeten, jämlikhet och humanitet.

Om en chef med höga värden på SDO-skalan (låt oss för enkelhetens skull kalla denna person för översittare) har en underställd chef eller medarbetare som är mycket kompetent och engagerad kan det för översittaren kännas hotfullt. Höga SDO-värden gör det svårt att acceptera att någon som har en lägre position på arbetsplatsen får saker uträttade och syns. Sherry Moss menar att detta är en orsak till att chefer med höga SDO-värden ibland mobbar högpresterande medarbetare. Översittaren släpper inte fram den underställde, utan tar åt sig äran för allt arbete och kan till och med gå så långt att de ljuger om den underställda medarbetaren och anklagar denne för inkompetens. En person med höga värden på SDO-skalan kan agera i enlighet med uttrycket att ”de slickar uppåt och sparkar neråt”.

Chefer som är översittare orsakar ofta högre personalomsättning och sämre arbetstrivsel. Ingen anställd bör bli mobbad men att särskilt ge sig på kompetenta personer är ett uppenbart hot mot framtida framgång. Det värsta är att översittarens agerande kan skapa en kultur där de underställda måste agera på samma sätt för att överleva. Detta är en kultur som på sikt är ytterst skadlig för såväl individer som verksamhet. På sikt förhindrar det allt växande.

Vad kan vi då göra för att motverka detta? Sherry Moss ger tre förslag; mät SDO-värden, skapa rätt utformade belöningssystem och tydliga regler. Att ta fram tydliga regler om hur medarbetare ska behandlas är kanske särskilt effektivt eftersom personer med höga SDO-värden också tenderar att ”lyda” personer högre upp i hierarkin. De respekterar dem med högre status, vilket gör dem mer mottagliga för nya riktlinjer om de kommer från högsta ledningen.

Vi behöver också vara ytterst uppmärksamma på hur belöningssystem är utformade och skapa incitament som uppmuntrar chefer att stötta högpresterande medarbetare, snarare än att motarbeta dem.

Ska vi börja mäta SDO-värdena hos de chefer som finns inom organisationen eller de vi vill rekrytera? Detta är inte alltid så enkelt att göra eftersom begåvade människor kan manipulera personlighetstester och svara så att det ”ser bra ut”. Men det är av absolut största vikt att rekryterare uppmärksammar faran med människor som har en fallenhet för att vara ”översittare”. Jag får idag indikationer på att vissa rekryteringsfirmor aktivt arbetar för att anställa människor med höga SDO-värden. Detta kan på kort sikt verka bra eftersom dessa personer ger ett första intryck av att vara ytterst handlingskraftiga (och dessutom har de tagit åt sig äran av andras arbeten). Men – se upp! På lång sikt äter översittaren upp den omgivande kompetensen.

Arbetslust och kreativitet

9 augusti 2016

I den grekiska mytologin finns en berättelse om skulptören Pygmalion som fattar sådant tycke för sin staty att statyn kommer till liv. Detta har gett namn åt ett fenomen som kallas pygmalioneffekten. Detta fenomen handlar om att positiva förväntningar på en persons kompetens och utveckling ofta leder till positiva resultat. Alla som läst pedagogik känner också till denna effekt som den s.k. Rosenthaleffekten efter en klassisk studie av Rosenthal och Jacobson, 1968. I studien genomfördes ett begåvningstest av elever i 18 amerikanska grundskoleklasser. Efter testet informerades lärarna om vilka 20 procent av eleverna som var särskilt lovande. Lärarna fick veta att dessa elever sannolikt skulle förbättra sina studieresultat betydligt mer än sina kamrater. Efter åtta månader testade eleverna igen – och mycket riktigt - de 20 procenten som hade utsetts som särskilt lovande förbättrade sitt resultat mer än övriga 80 procent. Men, dessa 20 procent hade inledningsvis varit helt och hållet slumpmässigt valda. De hade inte haft bättre förutsättningar än andra att få ett gott resultat, utan skillnaden fanns bara i huvudena på lärarna. I och med att lärarna trodde att just dessa utvalda elever skulle utvecklas mer än andra så förväntade de sig bättre resultat av dem. Eleverna kände av förväntningarna och presterade därmed bättre än sina klasskamrater. Pygmalioneffekten – att komma till liv på grund av positiva förväntningar.

Vad kan vi lära oss av detta ur ett ledarskapsperspektiv? Forskning har återkommande visat att positiva förväntningar tar sig uttryck i positiva handingar som stegvis internaliseras och blir en del av den du är. För dig som chef innebär det att du ska tydliggöra och förmedla höga (men rimliga) förväntningar. Men framförallt blir din uppgift att ta bort de hinder för utveckling och prestation som finns på arbetsplatsen. För inget är så frustrerande för den som vill prestera att sitta fast i strukturer och system som inte stöder utveckling. Om du verkligen vill vara till nytta så ställ några ärliga frågor till dig själv:

• Vad har jag gjort idag som är i linje med syftet med mitt arbete?

• Vad har utvecklats idag?

• Var har hållit tillbaka utveckling?

• Vad kan jag göra för att stötta utveckling?

   

Dessutom genomför återkommande samtal med medarbetarna med fokus på utveckling. Om du väljer att arbeta lösningsfokuserat kan du ställa frågor som:

• Hur vet du att du har gjort ett bra jobb?

• Om du skulle skatta din insats denna vecka mellan 1-10 (där 1 är inte alls nöjd och 10 väldigt nöjd), var skulle du hamna då? Vad är det som får dig att välja den siffran och inte lägre? Vad skulle behöva hända under kommande period för att du skulle hamna ett steg högre? Skulle du själv kunna göra något för att detta ska ske?

• Finns det några frustrationer och hinder som försvårar ditt jobb? Vilka är dessa?

• Kan jag hjälpa dig att minska/ta bort dessa?

• Vad skulle vara ett lämpligt mål för dig att uppnå? På kort sikt och på längre sikt?

• Hur kan jag stödja dig i din utveckling?

Boken The Progress Principle av Teresa Amabile och Steven Kramer tydliggör hur vi i det dagliga arbetet kan göra små framsteg för att åtnjuta det vi alla behöver: arbetslust och kreativitet!

Skönlitteraturens roll i ledarutveckling

3 februari 2016

Skönlitteratur kan hjälpa oss att formulera verklighet och visioner på ett sätt som vänder sig till både våra hjärtan och våra hjärnor. Skönlitteraturen skapar bilder som talar till oss och som vi kan komma ihåg. Ibland när jag arbetar med ledarutveckling använder jag därför skönlitteratur för att belysa skeenden på våra arbetsplatser. Det kan vara något från William Shakespeare, August Strindberg eller Jane Austen. Dessa författare talar till oss genom århundranden och kan trots att de beskriver en annan värld ända få oss att diskutera de eviga frågorna; vilka är vi och vart är vi på väg?

Kanske skulle många chefer bli bättre ledare om de läste mer skönlitteratur? Åtminstone finns det en del forskning som visar på att ledare skulle bli bättre på att skapa bilder och förståelse för uppdraget. Ibland när ledare vill förmedla en vision om framtiden, tenderar de att ofta (alltför ofta?) använda ord som "framgång", "förändring" eller "hållbarhet". Det är ganska abstrakta begrepp och inte sällan kritiseras företags visioner vara tråkiga och intetsägande. De abstrakta orden ger ingen klarhet eller känsla för framtiden. Tillsammans med mått och mätetal, statistik och siffror kan ibland beskrivningen av företagets framtid kännas som öken. Detta har också beskrivits i forskningsstudier. I t.ex  en studie av  Nira Liberman (Tel Avivs universitet) och Yaacov Trope (New York University) tydliggörs just detta - att ju längre in i framtiden vi tänker desto mer abstrakt och torftigt  blir vårt tänkande. 

Ledare behöver därför lära sig att kommunicera med hjälp av mer bildbaserade ord. På så sätt kan visioner bli tydligare och mer i enlighet med ordet visions urspungliga betydelse; något vi kan se framför oss.

Vad menas med mer bildbaserade ord? Det är ord som skapar en känsla, ger oss en levande bild, gör det möjligt för oss att föreställa oss det som beskrivs. De beskriver människor och händelser i form av en liten berättelse. Några av de mest inspirerande tal under några av de mest kritiska tidpunkter i historien har användning av bilder gemensamt. Winston Churchills (som var mycket inspirerad av Shakespeare)  ögonblicksbild av en framtid där de allierade styrkorna skulle "kämpa på fälten och på gatorna " är ett exempel.  John F. Kennedys vision om" landa en människa på månen " fick enormt genomslag liksom Martin Luther King Jr: s dröm i vilken" söner till före detta slavar och söner från tidigare slavägare kommer att kunna sitta ner och tala med varandra." I Sverige fungerade Per Albin Hansson berättelse med bildbaserade ord om folkhemmet som en sådan tydlig vision. Och för dem som möblerade folkhemmet – IKEA – fungerar visionen ”att skapa en bättre vardag för de många människorna”.  Bildbaserade ord har också använts för att formulera revolutionära ögonblick i näringslivet, tänk t.ex. på Bill Gates vision om en värld med en "dator på varje skrivbord och i varje hem”.

Andrew M. Carton påtalar i en artikel i Harvard Business Review (2015) att forskning visar att mer än 90% av ledarna kommunicerar visioner utan bildbaserade ord. Istället används abstrakta begrepp och siffror. Carton hävdar att nyttan av konkreta ord som efterliknar verkligheten är särskilt stor när vi försöker beskriva det som ännu inte har hänt – framtiden. Uttryck som ”maximera aktieägarvärde", öka marknadsandelar”, eller "främja överlägsen kundservice" triggar inte igång folk. Konkreta budskap, formulerade med bildbaserade ord, gärna som berättelser är det bästa sättet att delge en vision. Att närma sig det konkreta livet med ord innebär beskrivningar som också förmedlar ljud, dofter, det vi ser och känner.  Det som skönlitteraturen är så bra på att ge oss.

Kreativitet AB

31 maj 2015

Ed Catmull och Amy Wallace har skrivit en av de mer omtalade böckerna om kreativitet och ledarskap: Creativity, Inc.: Overcoming the Unseen Forces That Stand in the Way of True Inspiration. Boken har blivit en New York Times Bestseller och av flera recensenter utsetts till en av de mest läsvärda managementböckerna.

Ed Catmull startade tillsammans med Steve Jobs och John Lasseter Pixar Animation Studios som gett oss filmer som Toy Story, Monsters och Finding Nemo. Jag har läst boken med stort intresse – inte bara för att det är en fascinerande berättelse om hur ett företag byggs och hur detta företag förändrar en bransch utan också för vad den kan lära oss om kreativitet och ledarskap.
Creativity, Inc. är en bok som sätter kreativitet, ledarskap och medarbetarskap i fokus. Det är också enligt författaren  Ed Catmull skriver, “an expression of the ideas that I believe make the best in us possible.” I boken beskrivs de förhållningssätt och ideal som gjorde Pixlar till en framgångsrik aktör, både när det gäller inflytande och ekonomi. Här beskrivs det som många gånger i forskningssammanhang kring kreativitet brukar betonas: vikten av goda arbetsmiljöer, ett närvarande ledarskap och motiverade medarbetare.

Inte några av tankarna är nya eller särskilt omskakande. Ja, de kan till och med anklagas för att vara klichéartade och självklara. Ändå, tycker jag att boken är läsvärd eftersom den ger oss en bra berättelse om ledarskap, kreativitet och framgång. När jag läser boken fastnar jag särskilt för Ed Catmulls tankar om ledning, hans syn på arbetsgruppernas betydelse, vikten att ta risker och acceptansen för att mäniskor gör fel ibland. Avgörande för all utveckling och kreativitet är betydelsen av fungerande kommunikation inom företaget.  

Vilka citat och lärdomar kan en ledare ta med sig efter att ha läst boken?

• It’s not the manager’s job to prevent risks. It’s the manager’s job to make it safe for others to take them.
• The cost of preventing errors is often far greater than the cost of fixing them.

Och kanske mitt eget favoritcitat från boken:
• A company’s communication structure should not mirror its organizational structure. Everybody should be able to talk to anybody.

Alltför snävt linjetänkande med kommunikation i hierarkier, med fokus på risker och rädsla för att göra fel tar helt enkelt död på kreativitet och utveckling.

Lästips: